Hướng dẫn cho lãnh đạo đơn vị

Vai trò director: thủ trưởng, cấp phó của đơn vị. Tài khoản mẫu: truongkhoa (Trường CNTT & TT), truongkhoakt (Trường Kinh tế). Đăng nhập cần mã xác thực hai bước. Lãnh đạo đơn vị thấy mọi văn bản của đơn vị mình, trừ văn bản hạn chế mà mình không tạo và không được cấp quyền xem.

Menu gồm: Hộp việc, Văn bản đến, Văn bản đi, Sổ đăng ký, Hồ sơ công việc (chỉ xem), Sơ đồ cảm biến, Tìm kiếm, Hỏi đáp, Điều hành, Số đo, Phả hệ số liệu, Tự chẩn đoán, Sổ kiểm toán, Ứng dụng, Góp ý. Phần dùng chung: Việc chung.

Chỉ đạo văn bản đến

Việc Cho ý kiến chỉ đạo đến Hộp việc mỗi khi văn thư vào sổ một văn bản đến.

1. Mở việc và đọc văn bản.
2. Nếu đơn vị bật tác tử gợi ý, khung Gợi ý giao việc cho biết đơn vị chủ trì, hạn đề xuất và số văn bản tương tự đã giao làm căn cứ. Bấm Dùng gợi ý để điền sẵn đơn vị và hạn vào form bên dưới. Bấm nút này chưa giao việc: tác tử chỉ gợi ý, bạn quyết định. Mỗi gợi ý đều ghi vào sổ kiểm toán.
3. Ghi Ý kiến chỉ đạo.
4. Ở mục Giao chủ trì cho, chọn Một phòng rồi chọn Phòng chủ trì, hoặc chọn Một người rồi chọn Người chủ trì. Chọn thêm Phòng phối hợp nếu cần, và đặt Hạn giải quyết.
5. Bấm Giao xử lý. Nếu giao một phòng, lãnh đạo phòng đó nhận việc phân công. Nếu giao một người, người đó nhận thẳng việc xử lý.

Văn bản chỉ để biết, không cần ai xử lý: ghi lý do (không bắt buộc) rồi bấm Lưu, không xử lý.

Cách tác tử tìm gợi ý: demo-script.md, mục "gợi ý giao việc".

Ký duyệt văn bản đi

Việc Duyệt và ký văn bản đến Hộp việc sau khi lãnh đạo phòng đồng ý một dự thảo và trình bạn ký.

1. Mở việc, bấm Xem bản PDF trước khi duyệt.
2. Nếu đồng ý, bấm Ký duyệt. Văn bản chuyển tới văn thư để cấp số và phát hành.
3. Nếu chưa đồng ý, ghi vào ô Ý kiến lý do và chỗ cần sửa, rồi bấm Trả lại. Dự thảo về người soạn, sửa xong lại qua lãnh đạo phòng trước khi tới bạn.

Văn bản hạn chế

Lãnh đạo đơn vị cấp và gỡ quyền xem văn bản hạn chế giống văn thư: trên trang văn bản, ở khung Người được xem, chọn người rồi bấm Cấp quyền xem, hoặc bấm Gỡ để thu lại (Văn thư).

Theo dõi đơn vị

• Điều hành: số liệu văn bản của đơn vị, tính lúc mở trang. Gồm văn bản đến chưa xong, quá hạn, khẩn chưa xong, thời gian xử lý trung bình, văn bản đến theo trạng thái và theo phòng chủ trì, văn bản đi phát hành theo tháng, văn bản đã nộp lưu trong kho lạnh. Văn bản hạn chế chỉ được tính vào con số tổng. Các thẻ số đầu trang và bốn biểu đồ có liên kết Nguồn số liệu dẫn sang trang Phả hệ số liệu; phần văn bản đã nộp lưu thì không có.

  • Chọn kỳ: ô chọn ở đầu trang (3, 6, 12 hoặc 24 tháng gần nhất, mặc định 12) áp cho thẻ Thời gian xử lý trung bình và hai biểu đồ theo tháng. Các số còn lại là số lúc mở trang, không đổi theo kỳ.
  • Xem danh sách dưới ô Quá hạn mở mục Văn bản đến ở tab Quá hạn: văn bản chưa xong (kể cả chờ vào sổ, chờ chỉ đạo) đã qua hạn giải quyết, quá hạn lâu nhất ở trên.
  • Bảng theo phòng chủ trì chỉ tính văn bản đang xử lý, nên tổng cột Quá hạn của bảng có thể nhỏ hơn ô Quá hạn đầu trang. Ô Quá hạn không tính văn bản hạn chế.
  • Chốt kỳ số liệu (phần dưới các biểu đồ): chọn một tháng đã qua (ô chọn đưa 12 tháng gần nhất chưa chốt), bấm Chốt kỳ rồi xác nhận. Số của tháng đó được ghi một lần: không sửa, không xóa, không chốt lại được. Bảng bên dưới liệt kê các kỳ đã chốt kèm mã băm SHA-256; sổ kiểm toán có dòng "Chốt kỳ số liệu điều hành" ở tab Tất cả.
  • Trong bản chốt, Xong trong kỳ, Đúng hạn và Văn bản đi là số của đúng tháng đó. Chưa xong lúc chốt và Quá hạn lúc chốt là số tại lúc bấm, không phải số cuối tháng. Muốn sát số cuối kỳ thì chốt ngay đầu tháng sau.

  

• Phả hệ số liệu: cho biết mỗi biểu đồ của trang Điều hành lấy số từ khung nhìn nào, khung nhìn đó đọc bảng nào, kèm kết quả kiểm chất lượng của lượt nộp lưu gần nhất. Bấm Tải OpenLineage (.jsonl) để tải về. Chi tiết: demo-script.md, mục "Phả hệ và kiểm chất lượng".

  • Văn bản nạp từ nguồn công khai có nhánh riêng trên đồ thị: nút tên miền của nguồn (vd congbao.chinhphu.vn) → Nạp dữ liệu công khai → bảng office.documents.
  • Lượt nạp dữ liệu công khai gần nhất: mỗi nguồn một dòng, gồm các tệp của bản chụp mà lượt nạp dùng (đã đối chiếu SHA-256 với manifest của nguồn), số văn bản mới (không tính dòng trùng, dòng lỗi) và lúc nạp xong. Tệp OpenLineage tải về có cả các lượt nạp này.

  

• Số đo: bốn chỉ số trước và sau khi dùng hệ thống, theo dac-ta-san-pham.md mục 8, kèm điểm góp ý trung bình của người dùng. Cách đo từng chỉ số: so-lieu-sau.md.

• Tự chẩn đoán: trả lời bộ câu về mức trưởng thành số theo bốn không gian Con người, Quy trình, Dữ liệu, Trí tuệ, đối chiếu với bằng chứng đo được của đơn vị, rồi bấm Lưu kết quả. Mỗi lần lưu thành một dòng lịch sử để so tiến bộ, không sửa hay xóa được. Bộ câu và cách chấm: tu-chan-doan.md.

• Sổ kiểm toán: mọi thay đổi dữ liệu của đơn vị, nối thành chuỗi băm SHA-256, nên sửa hay xóa lén một dòng đều bị phát hiện. Trên trang văn bản, bấm Xem trong sổ kiểm toán để xem các dòng của riêng văn bản đó. Trong sổ, bấm Mở văn bản để quay lại văn bản.

  

• Sổ đăng ký: xem và in giống văn thư (Sổ đăng ký).

• Góp ý: ngoài góp ý của mình, lãnh đạo đơn vị thấy phần Tổng hợp của đơn vị, không hiện tên người gửi.